Клиника в облаках

Запись пациентов на одно и то же время к одному стоматологу, ошибки в финансовой отчетности, путаница в расписании, бесконечная писанина, на которую уходит уйма рабочего времени врачей. Эти проблемы — реальность сотен российских стоматологических клиник. Большинство продолжает с ними мириться, но есть и те, кто ищет решение. Для нас таковым стал выход в «облака».

Наша клиника работает на рынке более 17 лет, и, вероятно, это является показателем если не успеха, то стабильности. Но не так давно в нашей работе наступил момент, когда мы перестали справляться с существующим количеством пациентов. Мы теряли их, а соответственно, прибыль, поскольку не могли отслеживать этапы лечения, и, главное, повторную обращаемость, которая является ключевым показателем для бизнеса. Единственно верным решением показалась компьютеризация. Она должна была позволить нам лучше контролировать процессы внутри клиники, помочь выявить слабые места бизнеса и в итоге улучшить сервис, поднять ценность наших услуг для пациентов.

Работа с «облаком» позволяет менедж­менту клиники быть более мобильным. Врачи могут видеть актуальное расписание у себя в телефонах и корректировать работу администратора
Конечно, компьютеры в клинике стояли давно и какое-то ПО уже использовалось, но, признаться, больше как калькулятор. Руководство же требовало простых отчетов для эффективного управления. Никто не хотел тратить время на изучение таблиц. Также для мотивации сотрудников нужно было понимать, откуда приходят пациенты, как надолго остаются и выполняются ли планы лечения. Следовало снизить риск финансовых и управленческих ошибок, таких как запись пациентов на одно и то же время к одному врачу, «разбитые» расписания докторов, забывчивость из-за тысячи бумажек на столе, неточности в подсчетах и т. д.

Все чаще возникала потребность в удаленном доступе к данным. В современном мире мы хотим планировать свое время исходя из наших желаний, быть более свободными и не привязываться к рутинной работе за столом руководителя.

Учитывалось и мнение администраторов. Быстрая запись на прием, легкий доступ к информации о пациенте, понятные финансовые взаиморасчеты и отчет на конец дня — им нужна была простая в использовании программа, которая имела бы хорошую поддержку в случае возникновения трудностей, подчинялась жестким алгоритмам и соответствовала бизнес-логике.

Доктора, в свою очередь, надеялись выиграть в войне с администраторами за корректную запись на прием, чтобы те не выделяли по 1,5 часа на осмотр и 20 минут на снятие слепков под коронки или имплантацию. Они хотели выдавать пациенту план лечения на консультации, контролировать возвращаемость, и чтобы пациенты после удаления или установки имплантата не пропадали, а находились в поле зрения. Еще неплохо было бы все это автоматизировать.

И вот, начитавшись умных книжек, собрав мнения руководителей, врачей и администраторов, мы начали искать ПО, которое устроило бы всех участников бизнес-процесса.

«Облако» позволило закрыть прорехи в управлении, понять, на что нужно сделать упор, чтобы увеличить эффективность работы врачей
Увы, найти его оказалось непросто. В одних программах не нравился интерфейс из 1990-х годов, в других — сложная система управления, работе с которой даже подготовленный человек будет долго учиться. В третьих смущало множество ненужных элементов. Помня о принципе Парето, мы понимали, что полезных функций, которыми сотрудники будут пользоваться, немного. Зачем платить за то, что тебе, по сути, не нужно? Кстати, цены тоже оказались внушительными как на софт, так и на поддержку.

Наслушавшись историй коллег-стоматологов о том, как «все не работает, ломается и глючит», взвесили все риски и, вопреки существующему мнению о том, что самое надежное место — у себя под подушкой, выбрали для управления клиникой облачный сервис.

В отечественной стоматологии (и наша клиника не была исключением) мало кто заботится о качестве программного обеспечения, антивирусных программах и о том, что скачивают из Интернета сотрудники. Не говоря уже об устаревании элементов установленных в клинике компьютеров. Облако же подразумевает хранение данных вне клиники.

Уже третий год оно резервирует всю информацию за нас, делая невозможной потерю базы данных и отчетов о финансовых взаимоотношениях с клиентами. Оно позволяет менеджменту отвязаться от кресла руководителя и быть более мобильным. Врачи могут видеть свое актуальное расписание у себя в телефонах и при необходимости корректировать работу администратора. У последних больше не возникает проблем с отчетами, записью пациентов и распределением нагрузки на врачей. По цифрам мы видим, как улучшились показатели клиники. Мы закрыли прорехи в управлении, поняли, на что нужно сделать упор, чтобы увеличить эффективность работы врачей. Пациенты стали отмечать нашу внимательность не только к их лечению, но и к личной жизни — дням рождениям, увлечениям. Ценность наших услуг в их глазах многократно возросла. Так же как и число рекомендаций, ради которых все это затевалось.

• 74 % представителей малого и среднего бизнеса России готовы следовать по пути инноваций в сфере развития своих IT-технологий, в том числе, используя облачные сервисы.
• Дорогая ИТ-инфраструктура, в которую однажды вложилась компания, через 3—5 лет устаревает в отличие от облачного сервиса, предоставляемого в актуальном технологическом формате, отмечают эксперты компании «Глобал Офис».
• В 2013 году глобальный рынок облачных технологий достиг показателя 125 млрд долларов при росте 26%, а российский — 633 млн долларов при росте 32%, что примерно соответствует уровню Мексики (650 млн долларов). Российские компании делают пока еще скромные, но уже более осознанные шаги в сторону внедрения облачных решений.