Зачем современной стоматологической клинике оцифровывать свои процессы?

Наверное, каждый владелец стоматологии хоть раз задумывался о переводе всех своих бизнес-процессов в электронный формат. Никто не хочет хранить тонны бумаги в клинике, рассчитывать пациентов вручную, забывать про сроки изготовления лабораторных изделий, пропускать ошибки в актах выполненных работ, вкладывать деньги в неэффективную рекламу и пускать оборот материалов на самотек. Подобных проблем в рядовой клинике великое множество.

Сейчас на рынке IT есть масса решений и найти среди них универсальный инструмент, помогающий справиться со всеми задачами клиники, все сложнее и сложнее. Кто-то делает упор в сторону амбулаторных карт, кто-то — в сторону CRM. Однако очень мало программ спроектированы так, чтобы все процессы проводились в одной месте и не «ломались». Среди таких решений — IDENT.

Скорее всего, вы не раз задумывались: «А можем ли мы приводить больше пациентов? Достаточно ли у нас высокий уровень обслуживания? Можем ли мы получать больше выручки?». Можете! Но для этого нужно искать точки роста клиники. А без видения целостной картины найти их очень сложно. Понимание целостной картины, в свою очередь, практически невозможно без специализированных инструментов.

Возьмем, к примеру, привлечение пациентов. Что нужно сделать, чтобы больше людей шло в клинику?

1. Правильно подобрать каналы размещения информации о вашей стоматологии.
2. Придумать и запустить интересную рекламу.
3. Проследить, какая из рекламных кампаний чаще показывает результат, и перестать вкладываться в рекламу, не приносящую прибыль.
4. Контролировать администраторов — насколько хорошо они обрабатывают обращения пациентов. Иначе реклама запущена зря.

Все перечисленные задачи легко решаются с помощью IDENT — благодаря системе маркетинговых отчетов и интеграции с сервисом телефонии. Интеграция с телефонией помогает администратору сразу при звонке увидеть всю необходимую информацию о звонящем, заполнить детали обращения и быстро обработать пропущенные вызовы. А управляющий может прослушивать разговоры с пациентами и работать над качеством обслуживания.

Но реклама — это не панацея. Есть еще способы уплотнить запись в клинике. Например, можно связаться с пациентами, для которых ранее не нашлось свободного времени, либо они не были готовы записаться, а также с теми, для кого настало время планового осмотра.

Администраторы делают это с помощью обработки задач в программе и звонков по листу ожидания, а результат управляющий может увидеть в отчете по добавленным приемам.

Пациенты узнали о вас, их записали на прием, они пришли. Теперь нужно узнать, достаточно ли усилий прикладывают сотрудники клиники, чтобы человек продолжал у вас лечиться.

Сколько пациентов из тех, кому необходимо лечение, записались по совету врача на следующий прием? Всех ли пациентов администраторы пытаются вернуть в клинику после отмены приема, и насколько успешно это у них получается?

За ответами на эти вопросы можно обратиться к  отчетам по отмененным и завершенным приемам.

 

Перейдем к работе с пациентом в кабинете врача. Вначале нужно будет посмотреть рентгеновский снимок пациента для составления плана лечения, а в конце приема заполнять протокол лечения. Без использования специальной программы это занимает слишком много времени, которое можно было бы потратить на следующего пациента.

Благодаря IDENT врач проводит максимум времени именно с пациентом — снимки загружаются в программу автоматически прямо из рентген-кабинета, а амбулаторная карта заполняется по шаблонам за 15 секунд.

Теперь как быть со стоматологическими материалами? Не слишком ли вы дорого их закупаете? Адекватные ли у вас остатки? Не стал ли врач тратить материалов больше, чем обычно? Для контроля всех этих моментов создавался модуль «Материалы»:

Вдруг случается конфликт с пациентом — он приехал на примерку коронки, а изделие задерживают. Бывала ли у вас такая ситуация?

Или изделие приехало некачественное и его нужно отправить на переделку?

Не ошиблась ли лаборатория, выставив в акте на оплату лишнюю позицию?

Для контроля таких ситуаций и отслеживания всего процесса установки изделий существует модуль «Лаборатория»:

Настало 15 число и нужно посчитать зарплату сотрудникам? Она уже посчитана!

Учтены все смены администраторов, опоздания и задержки ассистентов, выработка врачей, их гарантийные лечения и возвраты. Осталось только выбрать период в модуле «Заработная плата»:

И, конечно же, стоит упомянуть, что на протяжении всего времени есть смысл регулярно отслеживать все основные показатели на рабочем столе директора — есть ли положительная динамика в выручке, предварительной записи и отмененных приемах, какое направление приносит больше денег клинике, какой врач, закрывают ли пациенты свои долги:

Месяц подходит к концу и нужно подводить итоги.

Для начала рассмотрим, насколько была загружена клиника, и кто из докторов больше потрудился в этом месяце. Для этого есть отчет «Загрузка врачей»:

Затем посмотрим на путь лечения первичных пациентов, не «потерялся» ли кто-то из них. Об этом расскажет отчет «Эффективность консультаций»:

И, наконец, проанализируем, как у нас изменилась выручка клиники, какое направление/врач/услуга принесли нам больше денег и сравним эти показатели с прошлыми месяцами. Это можно сделать в отчете «Выручка по направлениям»:

И это был далеко не полный список типичных задач, с которыми сталкивается, наверное, каждый управляющий клиники и которые легко решаются в программе IDENT.

Как видите, в современной стоматологической клинике, стремящейся к развитию и идущей в ногу со временем, обязательно должна стоять специализированная информационная система. Многие бизнес-процессы крайне тяжело, а иногда и просто невозможно, сформировать, работая на бумаге или неспециализированном программном обеспечении.

Каждый выбирает систему, удобную для себя и подходящую под свои процессы, но одно можно сказать точно — при работе с IDENT у вас никогда не будет мысли «а что это за функция такая, зачем это нужно вообще?». Ведь все то, что мы закладываем в программу, просчитывается на несколько шагов вперед и тщательно тестируется.

А отдел обучения IDENT и техподдержка, которая работает 7 дней в неделю, позаботятся, чтобы программа была не просто календарем с печатью документов, а удобным и надежным инструментом, берущим на себя все те рутинные задачи, которые, возможно, мешают вам наслаждаться своей работой и ставить новые рекорды прибыли!