Как составлять удобные и понятные финансовые отчеты?

И. Ю. Гришин
бизнес-консультант по финансовым вопросам, генеральный директор компании «Вектор развития» (Екатеринбург) 

Я — сторонник того, что любая управленческая информация должна читаться легко. Если отчет нельзя прочесть с первого взгляда, место такого отчета не на столе, а в мусорной корзине. Если информации слишком много, для того чтобы сложилась целостная картинка происходящего, приходится просматривать множество отчетов (каждый из которых занимает далеко не одну страницу!), а потом «складывать пазл» в голове.

Гораздо лучше поступить по-другому: использовать ту информацию, которая у нас уже есть, и сразу сложить ее в удобную картинку. Если неукоснительно соблюдать правила составления отчетов, информация всегда будет читаема и удобна для восприятия. Вот эти правила:

• Принцип первый: логика отчета должна быть видна сразу, поэтому любой отчет должен помещаться на одном листе.
• Принцип второй: один отчет, который содержит много цифр, гораздо хуже, чем много отчетов, каждый из которых содержит мало цифр.
• Принцип третий: если вам хочется расшифровать или детализировать какой-нибудь показатель, расшифровывайте не больше чем по двум параметрам одновременно.

А теперь разберем эти принципы на практике. Честно говоря, сначала я хотел придумать пример, который показал бы, как правильно делать отчет. Но вместо этого решил взять реальный финансовый отчет (все цифры в отчете изменены), который принес один из участников моих семинаров и который мы прямо на семинаре привели в «удобоваримый» вид.

В этом отчете статьи остались без изменений, но была применена более удобная их компоновка, которая сделала логику расчета понятнее. Отчет сократился — показатели, которые надо было расшифровать, вынесены в дополнительный отчет. Что получилось — судить вам: отчет (табл. 1), расшифровки (табл. 2, 3).

Табл. 1.

1.1	Доходы от стоматологических услуг	7 277 566
1.2	Себестоимость стоматологических услуг	4 155 424
1.2.1	Материальные затраты	1 877 400
1.2.1.1	Основные материалы	1 004 450
1.2.1.2	Покупные изделия и полуфабрикаты (для имплантации)	596 700
1.2.1.3	Работы, выполняемые на стороне (ЛАВА, золото, In-Ceram)	519 107
1.2.1.4	Материалы, переданные в СИТИ	— 242 857
1.2.2	Заработная плата врачей и зубных техников	2 278 024
1.4	Валовая маржа	3 122 142
1.5	Сопутствующие доходы	1 151 189
1.5.1	Продажа сопутствующих товаров	58 332
1.5.2	Услуги зуботехнической лаборатории	1 092 857
1.5.3	Поступления от обслуживания льготников	0
1.5.4	Другое	0
1.6	Маржинальный доход	4 273 331
1.7	Постоянные затраты	3 392 255
1.7.1	Заработная плата	2 163 403
1.8	Амортизация	364 973
1.9	Содержание и эксплуатация основных средств	25 286
1.10	Реклама и маркетинг	230 714
1.11	Обучение персонала	42 143
1.12	Абонентское обслуживание	33 150
1.13	Общехозяйственные расходы	360 157
1.14	Прочие расходы	172 429
1.8	Валовая прибыль	881 076

Табл. 2.

Расшифровка по доходам
Доходы, всего	7 277 566
Терапия	2 251 082
Хирургия	164 779
Имплантация	0
Пародонтология	0
Гигиена	1 166 623
Ортопедия	2 763 714
Детский прием	445 655
Ортодонтия	485 714

Исходный вариант отчета показан в табл. 3.

Табл. 3.

Расшифровка по зарплате
Затраты на зарплату, всего	2 163 403
Заработная плата медицинских сестер и р./лаборантов	527 760
Заработная плата медицинских регистраторов и санитарок	408 000
Заработная плата администрации	644 786
Отчисления от заработной платы	582 857

Табл. 4.

Б. Стоматологические услуги	7 277 566
Б-1. В том числе по страховым компаниям	0
200. Терапия	2 251 082
400. Хирургия	164 779
400. Имплантация	0
500. Пародонтология	0
600. Гигиена	1 166 623
300. Ортопедия	2 763 714
700. Детский прием	445 655
800. Ортодонтия	485 714
В. Продажа сопутствующих товаров	58 332
Г. Услуги зуботехнической лаборатории	1 092 857
Д. Поступления от обслуживания льготников	0
Е. Другое	0
Итого доходы от основной деятельности	8 428 755
Маржинальный доход (валовый доход ­—прямые расходы)	4 273 331
Д. Прочие доходы (субсидии, кредиты)	0
Е. Заемные средства	0
Ж. Торговая деятельность	0
Расходы
1. Материальные затраты	1 877 400
1.1. Основные материалы	1 004 450
1.2. Покупные изделия и полуфабрикаты (для имплантации)	596 700
1.3. Работы, выполняемые на стороне (ЛАВА, золото, In-Ceram)	519 107
1.4. Материалы, переданные в СИТИ	— 242 857
2. Расходы на оплату труда	3 858 570
2.1. Заработная плата врачей и зубных техников	2 278 024
2.2. Заработная плата медицинских сестер и р./лаборантов	527 760
2.3. Заработная плата медицинских регистраторов и санитарок	408 000
2.4. Заработная плата администрации	644 786
3. Отчисления от заработной платы	582 857
4. Амортизация	364 973
5. Расходы на содержание и эксплуатацию основных средств	25 286
6. Расходы на рекламу и маркетинг	230 714
7. Расходы на обучение персонала	42 143
8. Абонентское обслуживание	33 150
9. Общехозяйственные расходы	360 157
10. Уплата % за кредит и лизинговые платежи	0
11. Прочие расходы	172 429
12. Итого расходы:	7 547 679
12.1. Прямые расходы (п. 1.+ п. 2.1)	4 155 424
12.2. Накладные расходы (п. 12 — п. 12.1)	3 392 255
12.3. % накладных расходов (п. 12.2 / п.12 х 100 %) в расходах	44,94 %
12.4. % прямых расходов (п. 12.1 / п. Б х 100 %) в выручке	49,30 %
12.5. % заработной платы (п. 2 / п. Б х 100 %) в выручке	45,78 %
13. % накладных расходов (п. 12.2 / п. Б х 100 %) в выручке	40,25 %
14. Налоги	0
15. % накл. расх. и налог ((п. 12.2 + п. 14) / п. Б х 100 %) в выручке	40,25 %
16. Прибыль к распределению (итого доходы: п. 12 — п. 14)	881 076
17. Рентабельность продаж (п. 16 / (п. Б + п. В + п. Г) х 100 %)	10,45 %
18. Прибыль к распределению и амортизация (п. 16 + п. 4)	1 246 049
20. Итого прибыль (п. 18 — п. 19)	881 076

Думаю, с первым принципом — понятная логика и вся информация на одном листе — все ясно. Опять же, здесь отчасти действует и второй принцип — лучше больше отчетов, в каждом из которых будет меньше цифр.

Теперь примемся за второй (больше отчетов — меньше цифр) и третий (расшифровывать максимум по двум параметрам) принципы.

Основная беда большинства отчетов в том, что в один отчет стремятся вложить все и стразу. Этого делать не стоит. Не так давно видел у одного из клиентов отчет по продажам на 10 листов. Что они хотят увидеть из такого отчета, совершенно непонятно.

Вместо одного отчета я сделал шесть. Но шесть понятных отчетов оказываются гораздо удобнее, чем один непонятный. И, заметьте, все это мне удалось проделать за десять минут с помощью Excel! Надеюсь, вам понравилось и вы будете применять эту методику.