Как составлять удобные и понятные финансовые отчеты?
И. Ю. Гришин
бизнес-консультант по финансовым вопросам, генеральный директор компании «Вектор развития» (Екатеринбург)
Я — сторонник того, что любая управленческая информация должна читаться легко. Если отчет нельзя прочесть с первого взгляда, место такого отчета не на столе, а в мусорной корзине. Если информации слишком много, для того чтобы сложилась целостная картинка происходящего, приходится просматривать множество отчетов (каждый из которых занимает далеко не одну страницу!), а потом «складывать пазл» в голове.
Гораздо лучше поступить по-другому: использовать ту информацию, которая у нас уже есть, и сразу сложить ее в удобную картинку. Если неукоснительно соблюдать правила составления отчетов, информация всегда будет читаема и удобна для восприятия. Вот эти правила:
- Принцип первый: логика отчета должна быть видна сразу, поэтому любой отчет должен помещаться на одном листе.
- Принцип второй: один отчет, который содержит много цифр, гораздо хуже, чем много отчетов, каждый из которых содержит мало цифр.
- Принцип третий: если вам хочется расшифровать или детализировать какой-нибудь показатель, расшифровывайте не больше чем по двум параметрам одновременно.
А теперь разберем эти принципы на практике. Честно говоря, сначала я хотел придумать пример, который показал бы, как правильно делать отчет. Но вместо этого решил взять реальный финансовый отчет (все цифры в отчете изменены), который принес один из участников моих семинаров и который мы прямо на семинаре привели в «удобоваримый» вид.
В этом отчете статьи остались без изменений, но была применена более удобная их компоновка, которая сделала логику расчета понятнее. Отчет сократился — показатели, которые надо было расшифровать, вынесены в дополнительный отчет. Что получилось — судить вам: отчет (табл. 1), расшифровки (табл. 2, 3).
Табл. 1.
| 1.1 | Доходы от стоматологических услуг | 7 277 566 |
| 1.2 | Себестоимость стоматологических услуг | 4 155 424 |
| 1.2.1 | Материальные затраты | 1 877 400 |
| 1.2.1.1 | Основные материалы | 1 004 450 |
| 1.2.1.2 | Покупные изделия и полуфабрикаты (для имплантации) | 596 700 |
| 1.2.1.3 | Работы, выполняемые на стороне (ЛАВА, золото, In-Ceram) | 519 107 |
| 1.2.1.4 | Материалы, переданные в СИТИ | — 242 857 |
| 1.2.2 | Заработная плата врачей и зубных техников | 2 278 024 |
| 1.4 | Валовая маржа | 3 122 142 |
| 1.5 | Сопутствующие доходы | 1 151 189 |
| 1.5.1 | Продажа сопутствующих товаров | 58 332 |
| 1.5.2 | Услуги зуботехнической лаборатории | 1 092 857 |
| 1.5.3 | Поступления от обслуживания льготников | 0 |
| 1.5.4 | Другое | 0 |
| 1.6 | Маржинальный доход | 4 273 331 |
| 1.7 | Постоянные затраты | 3 392 255 |
| 1.7.1 | Заработная плата | 2 163 403 |
| 1.8 | Амортизация | 364 973 |
| 1.9 | Содержание и эксплуатация основных средств | 25 286 |
| 1.10 | Реклама и маркетинг | 230 714 |
| 1.11 | Обучение персонала | 42 143 |
| 1.12 | Абонентское обслуживание | 33 150 |
| 1.13 | Общехозяйственные расходы | 360 157 |
| 1.14 | Прочие расходы | 172 429 |
| 1.8 | Валовая прибыль | 881 076 |
Табл. 2.
| Расшифровка по доходам | |
| Доходы, всего | 7 277 566 |
| Терапия | 2 251 082 |
| Хирургия | 164 779 |
| Имплантация | 0 |
| Пародонтология | 0 |
| Гигиена | 1 166 623 |
| Ортопедия | 2 763 714 |
| Детский прием | 445 655 |
| Ортодонтия | 485 714 |
Исходный вариант отчета показан в табл. 3.
Табл. 3.
| Расшифровка по зарплате | |
| Затраты на зарплату, всего | 2 163 403 |
| Заработная плата медицинских сестер и р./лаборантов |
527 760 |
| Заработная плата медицинских регистраторов и санитарок | 408 000 |
| Заработная плата администрации | 644 786 |
| Отчисления от заработной платы | 582 857 |
Табл. 4.
| Б. Стоматологические услуги | 7 277 566 |
| Б-1. В том числе по страховым компаниям | 0 |
| 200. Терапия | 2 251 082 |
| 400. Хирургия | 164 779 |
| 400. Имплантация | 0 |
| 500. Пародонтология | 0 |
| 600. Гигиена | 1 166 623 |
| 300. Ортопедия | 2 763 714 |
| 700. Детский прием | 445 655 |
| 800. Ортодонтия | 485 714 |
| В. Продажа сопутствующих товаров | 58 332 |
| Г. Услуги зуботехнической лаборатории | 1 092 857 |
| Д. Поступления от обслуживания льготников | 0 |
| Е. Другое | 0 |
| Итого доходы от основной деятельности | 8 428 755 |
| Маржинальный доход (валовый доход —прямые расходы) | 4 273 331 |
| Д. Прочие доходы (субсидии, кредиты) | 0 |
| Е. Заемные средства | 0 |
| Ж. Торговая деятельность | 0 |
| Расходы | |
| 1. Материальные затраты | 1 877 400 |
| 1.1. Основные материалы | 1 004 450 |
| 1.2. Покупные изделия и полуфабрикаты (для имплантации) | 596 700 |
| 1.3. Работы, выполняемые на стороне (ЛАВА, золото, In-Ceram) | 519 107 |
| 1.4. Материалы, переданные в СИТИ | — 242 857 |
| 2. Расходы на оплату труда | 3 858 570 |
| 2.1. Заработная плата врачей и зубных техников | 2 278 024 |
| 2.2. Заработная плата медицинских сестер и р./лаборантов | 527 760 |
| 2.3. Заработная плата медицинских регистраторов и санитарок | 408 000 |
| 2.4. Заработная плата администрации | 644 786 |
| 3. Отчисления от заработной платы | 582 857 |
| 4. Амортизация | 364 973 |
| 5. Расходы на содержание и эксплуатацию основных средств | 25 286 |
| 6. Расходы на рекламу и маркетинг | 230 714 |
| 7. Расходы на обучение персонала | 42 143 |
| 8. Абонентское обслуживание | 33 150 |
| 9. Общехозяйственные расходы | 360 157 |
| 10. Уплата % за кредит и лизинговые платежи | 0 |
| 11. Прочие расходы | 172 429 |
| 12. Итого расходы: | 7 547 679 |
| 12.1. Прямые расходы (п. 1.+ п. 2.1) | 4 155 424 |
| 12.2. Накладные расходы (п. 12 — п. 12.1) | 3 392 255 |
| 12.3. % накладных расходов (п. 12.2 / п.12 х 100 %) в расходах | 44,94 % |
| 12.4. % прямых расходов (п. 12.1 / п. Б х 100 %) в выручке | 49,30 % |
| 12.5. % заработной платы (п. 2 / п. Б х 100 %) в выручке | 45,78 % |
| 13. % накладных расходов (п. 12.2 / п. Б х 100 %) в выручке | 40,25 % |
| 14. Налоги | 0 |
| 15. % накл. расх. и налог ((п. 12.2 + п. 14) / п. Б х 100 %) в выручке | 40,25 % |
| 16. Прибыль к распределению (итого доходы: п. 12 — п. 14) | 881 076 |
| 17. Рентабельность продаж (п. 16 / (п. Б + п. В + п. Г) х 100 %) | 10,45 % |
| 18. Прибыль к распределению и амортизация (п. 16 + п. 4) | 1 246 049 |
| 20. Итого прибыль (п. 18 — п. 19) |
881 076 |
Думаю, с первым принципом — понятная логика и вся информация на одном листе — все ясно. Опять же, здесь отчасти действует и второй принцип — лучше больше отчетов, в каждом из которых будет меньше цифр.
Теперь примемся за второй (больше отчетов — меньше цифр) и третий (расшифровывать максимум по двум параметрам) принципы.
Основная беда большинства отчетов в том, что в один отчет стремятся вложить все и стразу. Этого делать не стоит. Не так давно видел у одного из клиентов отчет по продажам на 10 листов. Что они хотят увидеть из такого отчета, совершенно непонятно.
Вместо одного отчета я сделал шесть. Но шесть понятных отчетов оказываются гораздо удобнее, чем один непонятный. И, заметьте, все это мне удалось проделать за десять минут с помощью Excel! Надеюсь, вам понравилось и вы будете применять эту методику.
Поделитесь с коллегами!
